Ko sem pred nekaj leti odprl svoje podjetje, sem hitro ugotovil, kako pomembna je dobra telefonska dosegljivost. Sprva sem vse klice sprejemal sam: doma, na terenu, vmes med sestanki. Ni trajalo dolgo, da sem se začel izgubljati v poplavi neodgovorjenih klicev, zgrešenih priložnosti in zamujenih strank. Takrat mi je prijatelj, ki vodi manjši servis, svetoval nekaj preprostega: preusmeritev klicev.

Iskreno, sprva sem bil skeptičen. Zdelo se mi je, da bo sistem preveč zapleten ali pa, da bo klice preusmerjalo kar tja nekam v prazno. Ampak sem se odločil, da preizkusim. Poklical sem ponudnika in v nekaj minutah mi je razložil postopek. Nastavil sem, da se vsi klici, ki jih ne morem sprejeti po petih zvonjenjih, preusmerijo na sodelavca v pisarni.

Rezultat? Takojšen. Stranke niso več obtičale na drugi strani linije, ampak so dobile odgovor, četudi ne neposredno od mene. Sčasoma sem začel preusmeritev klicev za podjetnike in mala podjetja uporabljati še bolj premišljeno – med dopustom, zunanjimi sestanki ali ob koncu delovnega časa. To je zmanjšalo stres in mi omogočilo, da se lažje osredotočim na pomembna opravila, ne da bi moral biti ves čas priklenjen na telefon.

Danes si ne predstavljam več delovnika brez te funkcije. Preusmeritev klicev mi je pomagala vzpostaviti bolj profesionalen vtis in zgraditi zaupanje pri strankah, ki cenijo, da se jim vedno nekdo oglasi. In kar je najpomembnejše, meni je omogočila več fokusa, manj prekinitev in boljši nadzor nad komunikacijo. Včasih res pomagajo prav tiste preproste rešitve, ki jih na začetku najmanj pričakuješ.

Zdaj uporabljam preusmeritev klicev tudi med vikendi, ko želim ohraniti stik s pomembnejšimi strankami, a brez pritiska, da moram vedno sam dvigniti telefon. V določenih obdobjih jo preusmerim na virtualno tajništvo, ki sprejema sporočila in jih posreduje po e-pošti. To mi omogoča pregled nad vsem dogajanjem, tudi kadar nisem dosegljiv. Preusmeritev klicev mi je resnično pomagala vzpostaviti ravnotežje med odzivnostjo in ohranjanjem lastnega miru ter fokusa.